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【日芸2017新卒「かえでの新卒奮闘記」】No.05 入社半年~10ヶ月を振り返る はじめての月次報告書と訪問

2017年3月に日本大学芸術学部の文芸学科を卒業し、4月にバークレイグローバルコンサルティング&インターネット株式会社(略称BGC&I)に入社したかえでによる「かえでの新卒奮闘記」です。

 
入社したのは2017年4月4日。
あっという間に10ヶ月が過ぎました。

最終面接のときに「大学でことばについて学んできたので、もし機会があれば文章を書きたい」とお話ししたのを
社長が覚えていてくださり、こちらで【日芸2017新卒「かえでの新卒奮闘記」】を連載させていただくことに
なりました。

 

今回は少し技術的なお話に踏み込んでいこうかと思っていましたが、
先輩がディレクションを担当していたサイトを私が引き継ぐことになり
一気に業務の幅が広がったので、そちらのお話をさせていただきます。

 
私が担当することになったのは、サイト更新、メールマガジンの作成、月次報告書の作成、
会議への参加と議事録作成です。

サイト更新とメールマガジンの作成については今までやってきた業務と同じように画像を作ったり
コーディングをしたりするだけなので、手順に沿って慎重に進めれば難しくはありません。

それ以外の業務に関しては、初めての挑戦でした。
「月次報告書」「会議への参加と議事録作成」です。
それぞれ分けてお話しします。

 

◆月次報告書

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私たちはクライアント様のサイトをお預かりして更新をしています。
 
「今月は何回更新しました」
「現在何人がサイトを見ています。先月、昨年度と比べると増えています」
「アクセスアップのためにこのような施策はどうでしょうか」
 
などの、クライアント様への報告事項や提案事項をまとめた書類を「月次報告書」と呼んでいます。
具体的には、アクセス解析(Google Analytics)の数値を確認したり、
検索キーワードの順位を調査したり、お問い合わせメールの数を用件別にまとめたりします。

決まったフォーマットに沿って各項目を確認して入力していくだけですが、
運用フローやサイトコンテンツをしっかり把握していないと「各項目を確認する」ことに
とても時間がかかります。

 
恥ずかしながら、このときまで私はサイト運用に関しての知識がほとんどありませんでした。
これから先、サイト更新だけでなくひとつのサイトを立ち上げられるようになるためには
アクセス解析などの知識は必須です。

一度項目をしっかり把握してからは、過去の報告書も読めるようになり、
サイト運用の全体が見渡せるようになってきました。
最初はとても不安でしたが、担当させていただけてとても良かったです。

 

◆会議への参加と議事録作成

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私はこのときまで、社外の会議に一度も同行したことがありませんでしたが、
今回晴れてデビューすることになりました。

 
普段はオフィスカジュアルですが、当日は念のためスーツを着ました。
慣れないスーツ、慣れないパンプスはそれだけで大変でしたが、
鏡の中の私はいつもより大人っぽく見えました。
気合を入れて名刺ケースも新調しました。

初めての社外訪問からしばらくは、総務のミユキさんが「訪問前研修」をしてくれます。
新人研修の復習です。
あんなに何度もやって慣れていたはずの名刺交換の練習で少し固まってしまいました。
期間が空くと、そして緊張するとこんなに混乱してしまうものなのかとショックを受けましたが、
練習してなんとか感覚を取り戻しました。
最後に「緊張してるみたいだけど、笑ってね!頑張って!」と応援のお言葉をいただきました。
訪問前研修があって本当に良かったです。

 
そして、本番。
訪問先のご担当者様は穏やかな方で、訪問に不慣れな私にも優しく接してくださいました。
しかし、緊張して終始しどろもどろになってしまったのは大きな反省点です。

そして、会議は想像よりずっと大変でした。
先にお話しした「月次報告書」を持って、1か月の成果と今後のことについて話し合うのが
今回の会議の目的です。
私は議事録担当として参加するので、挨拶と名刺交換さえできればいいというものではありませんでした。当然です。
私は社内会議の議事録作成でさえいつも時間がかかっているので、何もかもが不安でした。
話の要点も掴めていなかったため、とにかく聞こえた言葉を片っ端からメモしていきました。

 
なんとか訪問が終わり、帰ってから要点整理のための社内会議が開かれました。
「まずは今日出たTODOを挙げてください」
と言われた瞬間、私は固まってしまいました。
ノートのどこに書いてあるのかもよくわからず、ほとんど答えられませんでした。
「ものを決めるために会議をしに行っているから、決定事項とTODOが一番大事だよ」
とのご指摘を受け、煩雑なメモの取り方を反省しました。

もちろん、このあとの議事録作成にもとても時間がかかりました。
その上で大量に修正が入ったので、議事録が上手くなるまでは長い道のりだなと思いました。

 

さて、今までより少し長くなってしまいましたが……
この案件を担当する前は制作のことしか考えていませんでした。
このとき少しディレクションの領域に踏み込んでみたことで、
大きく視野が広がってステップアップできたように思います。
「いつかディレクションから制作、運用までトータルでできるようになりたい」という
新たな目標ができました。

 
(かえで)

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